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如何像一支團隊一樣戰(zhàn)斗?

2018-01-02 14:31:11| 發(fā)布人: 鄭曉樺 | 來源:一覽薪聞| 瀏覽(30935)| 評論(1)

你有沒有遇到過這樣的經(jīng)歷:單獨去執(zhí)行一個任務(wù)時,成果還不錯。但當(dāng)涉及多線任務(wù),需要同時跟進不同對接人,統(tǒng)籌一大堆信息時,就特別容易出差錯。

比如:花了大量時間討論,開冗長的會,到頭來卻得不出任何有用結(jié)果;原定的計劃不斷拖延、延期,任務(wù)進度一直沒有進展;明明把工作安排妥當(dāng),一忙起來卻全部拋諸腦后,全憑印象做事;收集了大量資料,記了一堆備忘信息,執(zhí)行時卻總是丟三落四,導(dǎo)致被老板說「統(tǒng)籌能力不行」……

很多時候,發(fā)生這些情況,并不是由于你的能力不行,而是,你沒有將你的思維,從「任務(wù)」轉(zhuǎn)移到「項目」。

什么是項目?項目其實并不復(fù)雜,它無非就是一系列任務(wù)的統(tǒng)稱。

無論是開設(shè)一個門店,舉辦一場活動,設(shè)計一個產(chǎn)品,組織一次推廣……甚至,聚焦到個人身上,準(zhǔn)備一場考試,完成一次演講,策劃一場旅行,都可以是一個項目。

當(dāng)我們聚焦在一項任務(wù)上面時,我們需要考慮的地方很少:無非「如何把任務(wù)做得更好」而已。

但當(dāng)我們面對一個項目,我們需要考慮的地方,就多了很多:

時間有限,如何在規(guī)定的時間內(nèi),盡可能提高成果?

資源有限,如何做,才能最大化資源的利用效率?

跟項目相關(guān)的信息,錯綜復(fù)雜,如何將它們盡可能利用起來?

協(xié)調(diào)好這些因素,就需要我們建立一套,行而有效的項目管理方法。

不要看到「項目管理」就心生畏懼 —— 其實,只要運用一些簡單的思維和工具,你也可以一個人,撐起一個復(fù)雜的項目。

剛好訓(xùn)練營結(jié)營了,我就以這期訓(xùn)練營為例,分享給大家一些有效的方法。

 

1. 邊界分析法

前陣子,我分享了自己通過 DIKW 模型來學(xué)習(xí)的方法。有同學(xué)在后臺提問:

在網(wǎng)上搜尋信息時,經(jīng)常一不小心就陷了進去,不斷瀏覽新頁面,導(dǎo)致花上大量時間,如何把握這里面的「度」呢?

其實,這看似簡單,卻是項目管理特別核心的一個思維。

無論做什么,時時刻刻問自己:我所做的,是否在項目邊界之內(nèi)?

什么是項目邊界?簡而言之,就是一條明確的界限:這次的項目要做什么,不做什么。

這必須在項目最開始的時候就確定下來。

舉個簡單的例子:

規(guī)劃一次旅行,途徑某個城市,轉(zhuǎn)機時間24小時,那么我就會首先做好計算:這24小時里面,除去交通的時間,以防意外的安全時間,剩下能自由行動的時間,有多少?

接著,所有可能會消耗時間的方案(比如需要排隊、路途遙遠、位置偏僻等),全部會被我篩出去。

我會把所有的注意力,放在位于市區(qū)里面、交通便利、無需花費太多時間的景點,再大致定下游覽路線。

這樣一來,哪怕玩得不是很盡興,錯過了某幾個地方,也不要緊。因為我知道,一旦誤機了,后面的損失會更大 —— 所有做好的規(guī)劃,可能都要全盤推翻重來。

更重要的是,這可以避免在規(guī)劃的時候,浪費大量時間,最終卻發(fā)現(xiàn)找出來的場所都不合適。

這就是「在邊界之內(nèi)思考」:先劃下邊界,再考慮「自己所考慮的事情,是否在邊界之內(nèi)?」如果不是,就先記下來,將其清出大腦,避免在上面浪費過多的時間和精力。

實際應(yīng)用中,可以采用這樣的方式:

在一張白紙上,畫下一條線:左邊是「邊界之內(nèi)」,右邊是「邊界之外」。每當(dāng)你想到任何一個新議題時,將其寫下來,看看它是位于線(邊界)的左邊,還是右邊。

最常用的場合,是在會議上。

我保證,你一定見過這樣的同事:發(fā)言從第一句開始就天馬行空,總是不經(jīng)意帶偏會議的節(jié)奏,還一說就是一大通,又不好打斷。

這個時候最需要的是什么呢?主持人在白板上畫下一道線,告訴他:你說的我們先記下來,下次再找時間討論,現(xiàn)在我們回到會議中心議題上。

這樣,就可以保證,整個討論過程,始終都在「我們的控制之內(nèi)」,不會偏離到其他方向。

同樣,在規(guī)劃訓(xùn)練營的時候,我會先思考:訓(xùn)練營要包含哪些內(nèi)容?不包含哪些內(nèi)容?這中間明確的一條界限是什么?

這樣一來,就可以避免在規(guī)劃和執(zhí)行過程中,不斷地「增加」新的東西進來,導(dǎo)致訓(xùn)練營變得過于臃腫、復(fù)雜,也不利于同學(xué)們的理解。

 

2. 里程碑跟進法

在項目管理中,最常用、也是最重要的是什么?莫過于時間規(guī)劃了。

如果說時間管理,是對于單線任務(wù)的管理,那么項目管理就更加立體:同一段時間里,要兼顧多個項目、多個任務(wù),如何才能避免手忙腳亂?

舉個例子:我在籌備訓(xùn)練營的時候,同時還要兼顧公眾號、寫書,以及跟朋友合作的其他項目,如何才能將這些事情,一一安排妥當(dāng)?

一個行而有效的方法,是利用 Excel,做出一張「里程碑表格」,將所有需要兼顧的項目,全部寫上去,記錄下關(guān)鍵節(jié)點(亦即「里程碑」)。

再根據(jù)這張表格,每天跟進,記錄當(dāng)天的進度、重要事項、備忘錄。達到用一張表格,就能統(tǒng)籌所有項目的目的。

 

橫軸是時間,縱軸是項目類別。標(biāo)紅的格子是關(guān)鍵節(jié)點,也就是「里程碑」,亦即已經(jīng)確定下來、需要交付明確成果的時間點。

接著,每一天結(jié)束了,再撥出一段固定的時間,用來做跟進:在當(dāng)天的格子里,將這一天主要的進展、成果和重要信息記錄下來,便于以后查看。

這張「里程碑表格」,有什么作用呢?

1)縱向看,可以一目了然看到:每一天需要完成哪些任務(wù)。

當(dāng)面對的任務(wù)繁多、項目復(fù)雜的時候,用滴答清單等 Todo List 工具,不便于縱覽全局。但用里程碑表,我們就可以看到這個月所有的安排。知道自己手頭上有哪些事情,這些事情需要完成什么,對時間有什么要求,等等。

更具體來說,只要我們定位到某一天,縱向劃下一道線,當(dāng)天所有需要完成的事情,也就全部一清二楚。

2)橫向看:可以以項目為核心,看到某一個項目的全部規(guī)劃。

這一點不用說了。我們定位到任意一行,就能清楚地看到:對于某個項目,已經(jīng)確定的關(guān)鍵節(jié)點有哪些;為了實現(xiàn)這些關(guān)鍵節(jié)點,我們需要做什么;每一天需要完成多少進度;等等。

3)每日跟進:可以讓自己知道,實際執(zhí)行跟計劃的差異。

任何一份計劃,做出來,僅僅只是開始。如果把計劃放在一邊不管,是不會起到任何作用的。

所以,我們需要在每天的格子里,記錄下每天的進度、問題和重要信息,做好跟進。

這樣,才能讓我們看到,每一天,項目實實在在地在推進著。如果遇到任何障礙和問題,也能及時注意到,納入考慮范圍。

可能有同學(xué)會問:能不能用日歷來做「里程碑」?其實也可以。就是用起來,不如直接用 Excel(或是其他表格軟件)方便。

而且,在時間管理領(lǐng)域里,日歷通常有另外一套其他的用法。以后會再分享給大家。

當(dāng)然,這只是一個極其簡化的模型,項目管理中,面對更復(fù)雜的項目,會有更高級的應(yīng)用,在這里就不展開講了。

 

3. 筆記統(tǒng)籌法

訓(xùn)練營第一期的學(xué)員,會知道:我在課程中,安排了大量的實例、材料和練習(xí)題。

這些內(nèi)容從哪里來的呢?絕大多數(shù),都是我平時上網(wǎng)、讀書的時候,從各種途徑收集起來,并優(yōu)化、修改的。

日常生活和工作中,我們會接觸到大量信息。這些信息,如果僅僅是蜻蜓點水,不加收納和應(yīng)用,很容易遺失,非常可惜。

譬如說:學(xué)員們提的建議,聊天時突發(fā)的靈感,上網(wǎng)時看到的材料,突然想到的一個切入點……

這些信息,如果平時不注意收集,僅僅在任務(wù)到來時,才主動去搜集的話,效率會相當(dāng)?shù)汀?/p>

所以,從我開始籌備訓(xùn)練營的時候,就在筆記里新建了一個筆記本,取名「訓(xùn)練營」。并將所有相關(guān)的信息 —— 無論是聊天記錄的只言片語,還是網(wǎng)上的材料,全部丟進里面。

等到擁有整段時間時,再對里面的內(nèi)容,進行重組、整合和應(yīng)用。

比如:刷知乎時看到一段材料,覺得「很適合讓學(xué)員們來找漏洞」,我就會將它直接分享到筆記里,加上「習(xí)題」的標(biāo)簽。

跟朋友聊天時,突然產(chǎn)生一個靈感,很適合用到講課里,我就會立刻記下關(guān)鍵詞,打上「想法」的標(biāo)簽,放進「訓(xùn)練營」筆記本里。

然后,再在每天晚上,檢視一遍今天新增的筆記。對每一條筆記去思考,怎么做,才能更好地把它用起來。

譬如說:將記下來的「想法」全部放到一起,看它們能夠如何整合起來,產(chǎn)生更好的效果;

將「案例」放到一起,進行對比,思考:如何讓大家的思路能夠由淺入深、逐步細化?應(yīng)該如何安排這些案例的順序?是否需要對其中部分內(nèi)容進行修改?

諸如此類。

這里說一下,我使用的筆記工具,是印象筆記。但其他筆記也能勝任。比如 Onenote、有道云筆記、為知筆記、Bear,都可以。

(真沒有收廣告費)

通過這個方式,讓平時所有的碎片信息「為我所用」,就能最大化對信息的利用效率。

 

4. KPT復(fù)盤法

我常常說一句話:一個項目做完了,遠遠沒有結(jié)束,只有經(jīng)過復(fù)盤,將項目中的經(jīng)驗和教訓(xùn)記住,用在下一次項目中,才是真正盡到了它的使命。

所以,復(fù)盤的重要性,提到多高也不為過。

如果沒有復(fù)盤,一個項目做下來,你相當(dāng)于任何提升都沒有獲得。該犯的錯下次還是會犯,該繞的路下次還會繞,該遇到的坑下次還會遇到。

那么,如何簡單有效地做好項目復(fù)盤呢?

有一個簡單的方法,叫做 KPT 復(fù)盤法。

K 代表 Keep:在這次項目過程中,有哪些細節(jié)、操作,是可以繼續(xù)保持的?

P 代表 Problem:在這次項目中,遇到了什么問題?有哪些地方需要進一步思考、解決?

T 代表 Try:在這次項目中,有哪些想法是可以在下次項目中嘗試的?不妨測試一下。

舉一個例子,這是訓(xùn)練營第一周的復(fù)盤:

注意:在應(yīng)用 KPT 復(fù)盤法的過程中,順序一般是這樣:

1)找出 K:亦即肯定這個周期中有效的行動,繼續(xù)保持到下一個周期里;

2)找出 P:亦即通過反饋、匯報和成果,找到這個周期中存在的問題,把它們記下來;

3)寫下 T:根據(jù)找到的 P,試著寫出可行的嘗試方法,再一一進行小范圍測試。

這樣一來,就能讓每一次的經(jīng)驗和教訓(xùn),都成為下一次項目寶貴的財富。

要注意的是,并不是只有項目結(jié)案了,才能復(fù)盤。實際上,每一個周期里,都可以進行一次小復(fù)盤。

像前面舉的例子,就是在第一周結(jié)束之后,進行的一次小復(fù)盤,并用到第二周里面。

希望這些方法,能夠切實有效地提升你的工作效率。: )

 

來源:L先生說

原標(biāo)題:如何像一支團隊一樣戰(zhàn)斗?

我要回復(fù)

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他們都在說(共 1 條評論)

淺小淺

2018-01-02 14:33:38

不要成為孤膽英雄

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[1]

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