你有沒有遇到過這樣的經(jīng)歷：單獨去執(zhí)行一個任務(wù)時，成果還不錯。但當(dāng)涉及多線任務(wù)，需要同時跟進不同對接人，統(tǒng)籌一大堆信息時，就特別容易出差錯。

比如：花了大量時間討論，開冗長的會，到頭來卻得不出任何有用結(jié)果；原定的計劃不斷拖延、延期，任務(wù)進度一直沒有進展；明明把工作安排妥當(dāng)，一忙起來卻全部拋諸腦后，全憑印象做事；收集了大量資料，記了一堆備忘信息，執(zhí)行時卻總是丟三落四，導(dǎo)致被老板說「統(tǒng)籌能力不行」……

很多時候，發(fā)生這些情況，并不是由于你的能力不行，而是，你沒有將你的思維，從「任務(wù)」轉(zhuǎn)移到「項目」。

什么是項目？項目其實并不復(fù)雜，它無非就是一系列任務(wù)的統(tǒng)稱。

無論是開設(shè)一個門店，舉辦一場活動，設(shè)計一個產(chǎn)品，組織一次推廣……甚至，聚焦到個人身上，準(zhǔn)備一場考試，完成一次演講，策劃一場旅行，都可以是一個項目。

當(dāng)我們聚焦在一項任務(wù)上面時，我們需要考慮的地方很少：無非「如何把任務(wù)做得更好」而已。

但當(dāng)我們面對一個項目，我們需要考慮的地方，就多了很多：

時間有限，如何在規(guī)定的時間內(nèi)，盡可能提高成果？

資源有限，如何做，才能最大化資源的利用效率？

跟項目相關(guān)的信息，錯綜復(fù)雜，如何將它們盡可能利用起來？

協(xié)調(diào)好這些因素，就需要我們建立一套，行而有效的項目管理方法。

不要看到「項目管理」就心生畏懼 —— 其實，只要運用一些簡單的思維和工具，你也可以一個人，撐起一個復(fù)雜的項目。

剛好訓(xùn)練營結(jié)營了，我就以這期訓(xùn)練營為例，分享給大家一些有效的方法。

1. 邊界分析法

前陣子，我分享了自己通過 DIKW 模型來學(xué)習(xí)的方法。有同學(xué)在后臺提問：

在網(wǎng)上搜尋信息時，經(jīng)常一不小心就陷了進去，不斷瀏覽新頁面，導(dǎo)致花上大量時間，如何把握這里面的「度」呢？

其實，這看似簡單，卻是項目管理特別核心的一個思維。

無論做什么，時時刻刻問自己：我所做的，是否在項目邊界之內(nèi)？

什么是項目邊界？簡而言之，就是一條明確的界限：這次的項目要做什么，不做什么。

這必須在項目最開始的時候就確定下來。

舉個簡單的例子：

規(guī)劃一次旅行，途徑某個城市，轉(zhuǎn)機時間24小時，那么我就會首先做好計算：這24小時里面，除去交通的時間，以防意外的安全時間，剩下能自由行動的時間，有多少？

接著，所有可能會消耗時間的方案（比如需要排隊、路途遙遠、位置偏僻等），全部會被我篩出去。

我會把所有的注意力，放在位于市區(qū)里面、交通便利、無需花費太多時間的景點，再大致定下游覽路線。

這樣一來，哪怕玩得不是很盡興，錯過了某幾個地方，也不要緊。因為我知道，一旦誤機了，后面的損失會更大 —— 所有做好的規(guī)劃，可能都要全盤推翻重來。

更重要的是，這可以避免在規(guī)劃的時候，浪費大量時間，最終卻發(fā)現(xiàn)找出來的場所都不合適。

這就是「在邊界之內(nèi)思考」：先劃下邊界，再考慮「自己所考慮的事情，是否在邊界之內(nèi)？」如果不是，就先記下來，將其清出大腦，避免在上面浪費過多的時間和精力。

實際應(yīng)用中，可以采用這樣的方式：

在一張白紙上，畫下一條線：左邊是「邊界之內(nèi)」，右邊是「邊界之外」。每當(dāng)你想到任何一個新議題時，將其寫下來，看看它是位于線（邊界）的左邊，還是右邊。

最常用的場合，是在會議上。

我保證，你一定見過這樣的同事：發(fā)言從第一句開始就天馬行空，總是不經(jīng)意帶偏會議的節(jié)奏，還一說就是一大通，又不好打斷。

這個時候最需要的是什么呢？主持人在白板上畫下一道線，告訴他：你說的我們先記下來，下次再找時間討論，現(xiàn)在我們回到會議中心議題上。

這樣，就可以保證，整個討論過程，始終都在「我們的控制之內(nèi)」，不會偏離到其他方向。

同樣，在規(guī)劃訓(xùn)練營的時候，我會先思考：訓(xùn)練營要包含哪些內(nèi)容？不包含哪些內(nèi)容？這中間明確的一條界限是什么？

這樣一來，就可以避免在規(guī)劃和執(zhí)行過程中，不斷地「增加」新的東西進來，導(dǎo)致訓(xùn)練營變得過于臃腫、復(fù)雜，也不利于同學(xué)們的理解。

2. 里程碑跟進法

在項目管理中，最常用、也是最重要的是什么？莫過于時間規(guī)劃了。

如果說時間管理，是對于單線任務(wù)的管理，那么項目管理就更加立體：同一段時間里，要兼顧多個項目、多個任務(wù)，如何才能避免手忙腳亂？

舉個例子：我在籌備訓(xùn)練營的時候，同時還要兼顧公眾號、寫書，以及跟朋友合作的其他項目，如何才能將這些事情，一一安排妥當(dāng)？

一個行而有效的方法，是利用 Excel，做出一張「里程碑表格」，將所有需要兼顧的項目，全部寫上去，記錄下關(guān)鍵節(jié)點（亦即「里程碑」）。

再根據(jù)這張表格，每天跟進，記錄當(dāng)天的進度、重要事項、備忘錄。達到用一張表格，就能統(tǒng)籌所有項目的目的。

橫軸是時間，縱軸是項目類別。標(biāo)紅的格子是關(guān)鍵節(jié)點，也就是「里程碑」，亦即已經(jīng)確定下來、需要交付明確成果的時間點。

接著，每一天結(jié)束了，再撥出一段固定的時間，用來做跟進：在當(dāng)天的格子里，將這一天主要的進展、成果和重要信息記錄下來，便于以后查看。

這張「里程碑表格」，有什么作用呢？

1）縱向看，可以一目了然看到：每一天需要完成哪些任務(wù)。

當(dāng)面對的任務(wù)繁多、項目復(fù)雜的時候，用滴答清單等 Todo List 工具，不便于縱覽全局。但用里程碑表，我們就可以看到這個月所有的安排。知道自己手頭上有哪些事情，這些事情需要完成什么，對時間有什么要求，等等。

更具體來說，只要我們定位到某一天，縱向劃下一道線，當(dāng)天所有需要完成的事情，也就全部一清二楚。

2）橫向看：可以以項目為核心，看到某一個項目的全部規(guī)劃。

這一點不用說了。我們定位到任意一行，就能清楚地看到：對于某個項目，已經(jīng)確定的關(guān)鍵節(jié)點有哪些；為了實現(xiàn)這些關(guān)鍵節(jié)點，我們需要做什么；每一天需要完成多少進度；等等。

3）每日跟進：可以讓自己知道，實際執(zhí)行跟計劃的差異。

任何一份計劃，做出來，僅僅只是開始。如果把計劃放在一邊不管，是不會起到任何作用的。

所以，我們需要在每天的格子里，記錄下每天的進度、問題和重要信息，做好跟進。

這樣，才能讓我們看到，每一天，項目實實在在地在推進著。如果遇到任何障礙和問題，也能及時注意到，納入考慮范圍。

可能有同學(xué)會問：能不能用日歷來做「里程碑」？其實也可以。就是用起來，不如直接用 Excel（或是其他表格軟件）方便。

而且，在時間管理領(lǐng)域里，日歷通常有另外一套其他的用法。以后會再分享給大家。

當(dāng)然，這只是一個極其簡化的模型，項目管理中，面對更復(fù)雜的項目，會有更高級的應(yīng)用，在這里就不展開講了。

3. 筆記統(tǒng)籌法

訓(xùn)練營第一期的學(xué)員，會知道：我在課程中，安排了大量的實例、材料和練習(xí)題。

這些內(nèi)容從哪里來的呢？絕大多數(shù)，都是我平時上網(wǎng)、讀書的時候，從各種途徑收集起來，并優(yōu)化、修改的。

日常生活和工作中，我們會接觸到大量信息。這些信息，如果僅僅是蜻蜓點水，不加收納和應(yīng)用，很容易遺失，非常可惜。

譬如說：學(xué)員們提的建議，聊天時突發(fā)的靈感，上網(wǎng)時看到的材料，突然想到的一個切入點……

這些信息，如果平時不注意收集，僅僅在任務(wù)到來時，才主動去搜集的話，效率會相當(dāng)?shù)汀?/p>

所以，從我開始籌備訓(xùn)練營的時候，就在筆記里新建了一個筆記本，取名「訓(xùn)練營」。并將所有相關(guān)的信息 —— 無論是聊天記錄的只言片語，還是網(wǎng)上的材料，全部丟進里面。

等到擁有整段時間時，再對里面的內(nèi)容，進行重組、整合和應(yīng)用。

比如：刷知乎時看到一段材料，覺得「很適合讓學(xué)員們來找漏洞」，我就會將它直接分享到筆記里，加上「習(xí)題」的標(biāo)簽。

跟朋友聊天時，突然產(chǎn)生一個靈感，很適合用到講課里，我就會立刻記下關(guān)鍵詞，打上「想法」的標(biāo)簽，放進「訓(xùn)練營」筆記本里。

然后，再在每天晚上，檢視一遍今天新增的筆記。對每一條筆記去思考，怎么做，才能更好地把它用起來。

譬如說：將記下來的「想法」全部放到一起，看它們能夠如何整合起來，產(chǎn)生更好的效果；

將「案例」放到一起，進行對比，思考：如何讓大家的思路能夠由淺入深、逐步細化？應(yīng)該如何安排這些案例的順序？是否需要對其中部分內(nèi)容進行修改？

諸如此類。

這里說一下，我使用的筆記工具，是印象筆記。但其他筆記也能勝任。比如 Onenote、有道云筆記、為知筆記、Bear，都可以。

（真沒有收廣告費）

通過這個方式，讓平時所有的碎片信息「為我所用」，就能最大化對信息的利用效率。

4. KPT復(fù)盤法

我常常說一句話：一個項目做完了，遠遠沒有結(jié)束，只有經(jīng)過復(fù)盤，將項目中的經(jīng)驗和教訓(xùn)記住，用在下一次項目中，才是真正盡到了它的使命。

所以，復(fù)盤的重要性，提到多高也不為過。

如果沒有復(fù)盤，一個項目做下來，你相當(dāng)于任何提升都沒有獲得。該犯的錯下次還是會犯，該繞的路下次還會繞，該遇到的坑下次還會遇到。

那么，如何簡單有效地做好項目復(fù)盤呢？

有一個簡單的方法，叫做 KPT 復(fù)盤法。

K 代表 Keep：在這次項目過程中，有哪些細節(jié)、操作，是可以繼續(xù)保持的？

P 代表 Problem：在這次項目中，遇到了什么問題？有哪些地方需要進一步思考、解決？

T 代表 Try：在這次項目中，有哪些想法是可以在下次項目中嘗試的？不妨測試一下。

舉一個例子，這是訓(xùn)練營第一周的復(fù)盤：

注意：在應(yīng)用 KPT 復(fù)盤法的過程中，順序一般是這樣：

1）找出 K：亦即肯定這個周期中有效的行動，繼續(xù)保持到下一個周期里；

2）找出 P：亦即通過反饋、匯報和成果，找到這個周期中存在的問題，把它們記下來；

3）寫下 T：根據(jù)找到的 P，試著寫出可行的嘗試方法，再一一進行小范圍測試。

這樣一來，就能讓每一次的經(jīng)驗和教訓(xùn)，都成為下一次項目寶貴的財富。

要注意的是，并不是只有項目結(jié)案了，才能復(fù)盤。實際上，每一個周期里，都可以進行一次小復(fù)盤。

像前面舉的例子，就是在第一周結(jié)束之后，進行的一次小復(fù)盤，并用到第二周里面。

希望這些方法，能夠切實有效地提升你的工作效率。: )

來源：L先生說

原標(biāo)題：如何像一支團隊一樣戰(zhàn)斗？